0571－85150398第一条 为了规范学会档案管理，保证档案资料齐全、完整和安全，结合学会实际制定本制度。
第二条 归档范围：凡反映学会工作活动，具有保密、查考、研究或其他利用价值的文件材料：包括工作记录、人事档案、会议记录、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
第三条 学会档案管理由秘书处负责人指定档案室档案管理员或专人负责。管理员应保证学会各种原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。档案存放应符合档案存放标准使用专用档案盒（袋）。
第四条 文件签发、收管理
（一）学会文件由指定的拟稿人拟稿，文件形成后由秘书长签发。
（二）外来的文件由秘书处指定专人负责签收。签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。
（三）必须按时、按质、按量完成每项打字、传真、复印任务，不得积压迟误；工作中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。
（四）传真、文件、复印件应及时发送给有关人员。因积压迟误而致工作失误、损失的，追究当事人的责任。
第五条 档案保管
（一）档案保管要符合防火、安全、保密等标准，并有明显标识。属于秘密的文件，核稿人应该注“保密”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。
（二）档案室要做好日常防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作。
（三）档案编排要科学有序，便于查找和管理。
（四）档案管理人员要按归档要求，对未归档的材料及时催收，对破损材料尽力粘贴修补，以保证所有档案材料完整、齐全。
（五）管理人员变更时，要办理严格的交接手续，保留有签署记录。
第六条 销毁
（一）当档案到了销毁期时，由档案管理员填写《销毁审批表》交负责人批准后执行。
（二）经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，将批准的《深销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。
杭州市土木建筑学会
二O二二年二月
